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Associado Administrativo Full-time

Jul 27th, 2022 at 04:29   Administração   Pemba   312 views Reference: 314
Detalhes do trabalho

Fundo

O PNUD está comprometido em alcançar a diversidade da força de trabalho em termos de gênero, nacionalidade e cultura. Indivíduos de grupos minoritários, grupos indígenas e pessoas com deficiência são igualmente incentivados a se inscrever. Todos os pedidos serão tratados com a mais estrita confidencialidade.

O PNUD não tolera exploração e abuso sexual, qualquer tipo de assédio, incluindo assédio sexual e discriminação. Todos os candidatos selecionados serão, portanto, submetidos a rigorosas verificações de referência e antecedentes.

O Escritório de Coordenação de Assuntos Humanitários (OCHA) é a parte do Secretariado das Nações Unidas responsável por reunir os atores humanitários para garantir uma resposta coerente às emergências. A missão do OCHA é mobilizar e coordenar ações humanitárias efetivas e baseadas em princípios em parceria com atores nacionais e internacionais para aliviar o sofrimento humano em desastres e emergências; defender os direitos das pessoas necessitadas; promover a preparação e prevenção e facilitar soluções sustentáveis.

O Associado Administrativo reporta-se ao Responsável Administrativo Financeiro, Moçambique.

Esta vaga está a ser publicitada para o cargo de Associado Administrativo e está localizada no Gabinete de Coordenação de Assuntos Humanitários (OCHA) em Pemba com OCHA Moçambique.

Sob a orientação e supervisão do Chefe de Gabinete Adjunto, o Associado Administrativo presta apoio aos serviços administrativos garantindo a elevada qualidade do trabalho, garantindo a prestação de serviços precisa, atempada e devidamente registada/documentada. O Associado Administrativo promove uma abordagem cliente, de qualidade e orientada para resultados.

O Associado Administrativo trabalha em estreita colaboração com o pessoal do centro de Moçambique, CO e outros funcionários das agências da ONU para garantir a prestação de serviços consistente.

Deveres e responsabilidades

Sob a orientação e supervisão do Chefe de Gabinete Adjunto, o Associado Administrativo presta apoio aos serviços administrativos garantindo a elevada qualidade do trabalho, garantindo a prestação de serviços precisa, atempada e devidamente registada/documentada. O Associado Administrativo promove uma abordagem cliente, de qualidade e orientada para resultados.

1. Assegura a implementação das estratégias operacionais com foco na obtenção dos seguintes resultados .

· Plena conformidade das atividades administrativas com as regras, regulamentos, políticas e estratégias da UN/OCHA;

· Fornecimento de insumos para o mapeamento dos processos administrativos de negócios do CO e implementação dos procedimentos operacionais padrão internos (SOPs);

· Elaboração de planos de trabalho orientados para resultados da equipe administrativa .

2. Garante um suporte administrativo eficiente, com foco na obtenção dos seguintes resultados .

· Organização e coordenação de embarques e desembaraço aduaneiro;

· Coordenação de organização de viagens. Desempenhando papel de requisitante no Umoja para levantamento de Carrinhos de Compras e POs para viagens e outras despesas administrativas;

· Organização de processos de compras de baixo valor, recebimento de cotações, licitações ou propostas, sua avaliação preliminar conforme necessário;

· Organização de workshops, conferências, retiros;

· Coordenação de DSA, agências de viagens e outras vistorias administrativas, vistorias para organização de serviços comuns;

· Apoio em questões protocolares, registo de pessoal, coordenação com autarquia em matéria de espaço e outras questões administrativas;

· Auxiliar a equipe na organização de viagens para missões aéreas e rodoviárias, especialmente para os locais de campo.

· Supervisão dos serviços de segurança e limpeza;

· Coordenação dos serviços de transporte, manutenção regular de veículos e seguros;

· Verificação e certificação do diário de bordo do veículo e consumo de gás, atualização e manutenção do relatório do histórico do veículo;

· Pronta notificação e investigação de casos de acidentes de veículos, danos, perda ou roubo de itens; atualização e manutenção do histórico do veículo;

· Pesquisa e recuperação de dados estatísticos de fontes internas e externas; elaboração de gráficos, tabelas e relatórios estatísticos.

3. Apoia a adequada gestão de suprimentos e ativos, focando na obtenção do seguinte resultado .

· Coordenação da gestão de ativos no CO, preparação e envio tempestivo de relatórios de inventário periódicos e verificação física perolada de ativos/equipamentos;

· Coordenação do fornecimento de material de escritório confiável e de qualidade.

4. Oferece suporte para o controle administrativo e financeiro efetivo do escritório, com foco no alcance dos seguintes resultados .

· Manutenção de registros de controle administrativo como compromissos e despesas;

· Confirmação da disponibilidade de fundos antes da revisão pelo supervisor; criação de informações de configuração de fornecedores no Umoja (Sistema ERP);

· Manutenção da integridade dos dados no banco de dados, programa de controle; análise de resultados e início de ações corretivas quando necessário;

· Coordenação de mecanismos de recuperação de custos de instalações/serviços comuns;

· Controle adequado dos documentos comprobatórios de fundos e atividades;

· Fornecimento da informação para a auditoria .

5.  Garante serviços comuns adequados com foco na obtenção do seguinte resultado.

· Manutenção de serviços comuns/gestão de espaços de escritórios para garantir atividades integradas de serviços comuns e implementação da reforma da ONU .

6.  Coordena a implementação das funções de Registro e Recepcionista, supervisiona o Escriturário e Recepcionista, com foco na obtenção dos seguintes resultados.

· Prestação de serviços gerais de recepção e informação eficientes;

· Prestação de serviços de registo fiáveis .

7.  Apoia a construção de conhecimento e o compartilhamento de conhecimento no CO, com foco na obtenção dos seguintes resultados.

· Treinamento da equipe sobre os procedimentos administrativos;

· Briefing/debriefing dos funcionários sobre questões relacionadas com a área de trabalho;

· Contribuições sólidas para redes de conhecimento e comunidades de prática .

Competências

Competências Essenciais

· Alcançar Resultados: NÍVEL 1: Planeja e monitora o próprio trabalho, presta atenção aos detalhes, entrega o trabalho de qualidade dentro do prazo; 

· Pense de forma inovadora: NÍVEL 1: Aberto a ideias criativas/riscos conhecidos, é pragmático para resolver problemas, faz melhorias; 

· Aprenda continuamente: NÍVEL 1: Mente aberta e curiosa, compartilha conhecimento, aprende com os erros, pede feedback; 

· Adapte-se com Agilidade: NÍVEL 1: Adapta-se à mudança, lida de forma construtiva com a ambiguidade/incerteza, é flexível; 

· Agir com Determinação: NÍVEL 1: Mostra garra e motivação, capaz de entregar com calma diante da adversidade, confiante ; 

· Envolva-se e Parceiro: NÍVEL 1: Demonstra compaixão/compreensão para com os outros, forma relacionamentos positivos; 

· Permitir Diversidade e Inclusão: NÍVEL 1: Apreciar/respeitar as diferenças, ciente de preconceitos inconscientes, confrontar a discriminação.

Competências Técnicas/Interfuncionais

Administração e Operações :  Gestão de Ativos .

· Conhecimento de política e procedimentos sobre PP&E;

· Capacidade de preparar demonstrações financeiras sobre PP&E;

· Manter Módulo de Gestão de Ativos no ATLAS, Painel de Ativos;

· Desenvolver ferramentas de suporte para certificação de ativos e melhorias adicionais para o módulo AM;

· Projetar e executar programas de treinamento, etc. sobre gerenciamento de ativos e registro de ativos;

· Execute a interface AP-AM; realizar reconciliação AP-AM-GL;

· Realizar revisão analítica de relatórios de AM e informações de ativos para garantir a integridade e precisão das informações de ativos.

Administração e Operações :  Gerenciamento de Locação

· Capacidade de realizar análises de casos de negócios para celebrar um acordo com proprietários, governos e agências irmãs da ONU, coletar dados de arrendamento para cada local e manter o banco de dados global de instalações;

· Administrar RFA .

Administração e Operações :  Gerenciamento de documentos e registros

· Gerenciamento geral de documentos (físicos ou eletrônicos);

· Política de registro e retenção, incluindo armazenamento e arquivamento .

Administração e Operações :  Gestão de eventos (incluindo retiros, treinamentos e reuniões

· Capacidade de gerenciar eventos, incluindo identificação do local, acomodação, logística, catering, transporte e desembolsos de dinheiro, etc.

Administração e Operações : Balcão de Viagens

· Capacidade de processar e aprovar Solicitações de Viagem, Reclamações de Viagem e Relatório de Despesas;

· Conhecimento de políticas e procedimentos relevantes .

Administração e Operações : Gestão de Estoque

· Cada escritório deve garantir que itens de estoque suficientes estejam disponíveis para uso, bem como relatórios para itens que estão além do limite corporativo de US$ 5 mil e acima .

Administração e Operações : Gestão de contratos de viagem

· Conhecimento da política e procedimentos relacionados à gestão de contratos, incl. supervisão do Contrato de Longo Prazo (LTA) com o provedor de Serviços de Gerenciamento de Viagens (TMS);

· Gestão de acordos de companhias aéreas da ONU cobrindo todos os principais fornecedores e ferroviários;

· Possibilidade de negociar descontos em companhias aéreas .

Habilidades e Experiência Necessárias

 Educação:

· Exige-se a conclusão do Ensino Secundário com certificação especializada;

· Bacharelado em Administração de Empresas, Administração Pública ou áreas afins é desejável, mas não um requisito;

Experiência:

· Mínimo de seis anos (Ensino Médio) ou três anos (Bacharelado) de experiência profissional relevante em administração ou serviço de apoio ao programa ;

· Experiência na utilização de computadores e pacotes de software de escritório (MS Word, Excel, etc.);

· Experiência no manuseio de sistemas de gestão baseados na web;

· Fluência na ONU e no idioma nacional do posto de serviço.

Linguagem

· Inglês e francês são as línguas de trabalho do Secretariado das Nações Unidas. Para o cargo anunciado, é necessária fluência em inglês e português  .

Instrução: Todas as inscrições devem ser enviadas em inglês. 

Isenção de responsabilidade

Informações do candidato sobre as listas do PNUD

Nota: O PNUD reserva-se o direito de selecionar um ou mais candidatos deste anúncio de vaga. Também podemos reter inscrições e considerar candidatos se candidatando a este cargo para outros cargos semelhantes no PNUD no mesmo nível de série e com descrição de trabalho, experiência e requisitos educacionais semelhantes.

As Nações Unidas não cobram nenhuma taxa de inscrição, processamento, treinamento, entrevista, teste ou outra taxa relacionada ao processo de inscrição ou recrutamento. Caso receba uma solicitação de pagamento de uma taxa, desconsidere-a. Além disso, observe que emblemas, logotipos, nomes e endereços são facilmente copiados e reproduzidos. Portanto, recomendamos que você tenha um cuidado especial ao enviar informações pessoais na web.

Mesma descrição de postagem para candidatos internos e externos

Descrição da Empresa
O Escritório de Coordenação de Assuntos Humanitários (OCHA) é a parte do Secretariado das Nações Unidas responsável por reunir os atores humanitários para garantir uma resposta coerente às emergências. A missão do OCHA é mobilizar e coordenar ações humanitárias efetivas e baseadas em princípios em parceria com atores nacionais e internacionais para aliviar o sofrimento humano em desastres e emergências; defender os direitos das pessoas necessitadas; promover a preparação e prevenção e facilitar soluções sustentáveis.