Assistente Especial para Chefe de Escritório Full-time

Objetivo do trabalho e contexto organizacional

O Escritório de Coordenação de Assuntos Humanitários (OCHA) é a parte do Secretariado das Nações Unidas responsável por reunir os atores humanitários para garantir uma resposta coerente às emergências. A missão do OCHA é mobilizar e coordenar ações humanitárias efetivas e baseadas em princípios em parceria com atores nacionais e internacionais para aliviar o sofrimento humano em desastres e emergências; defender os direitos das pessoas necessitadas; promover a preparação e prevenção e facilitar soluções sustentáveis.

Sob a supervisão direta do Chefe da Unidade de Coordenação de Campo do OCHA Moçambique – Sub-Escritório de Cabo Delgado em Pemba, o Oficial Nacional de Assuntos Humanitários será responsável por apoiar a coordenação humanitária geral, preparação para emergências e resposta em Moçambique através do -Grupo de Coordenação de Cluster (ICCG).

Sob a orientação do Chefe de Gabinete (HoO), o Assistente Especial do HoO desempenha as principais tarefas de apoio administrativo, logístico e programático ao HoO. O principal papel é apoiar o HoO, garantindo o bom funcionamento das operações do OCHA Mozambique Country Office, prestação de serviços consistente e avaliação e reajuste constantes das operações para levar em conta as mudanças no ambiente operacional, conforme e quando necessário.

Deveres e responsabilidades

Resumo das principais funções :

· Garantir a direção estratégica das Operações do OCHA Moçambique.

· Apoiar a gestão interna do OCHA.

· Manter relações com parceiros humanitários.

· Coordenação geral.

1.  Como membro da equipe de gestão, assegura o direcionamento estratégico das operações  com foco no alcance dos seguintes resultados:

· Apoia o desenvolvimento do Plano de Trabalho do Escritório Nacional do OCHA e metas de gestão associadas, facilita a implementação de estratégias operacionais corporativas identificadas no Plano de Trabalho e monitora a obtenção de resultados;

· Garante a total conformidade das operações com as regras, regulamentos e políticas da UN/UNOCHA;

· Estabelece relacionamentos com parceiros em potencial e mantém um sistema de gerenciamento de relacionamento com clientes para acordos de parceria operacional apropriados, incluindo listas de contatos atualizadas;

· Realiza monitoramento e análise constante do ambiente operacional e fornece assessoria oportuna ao HoO sobre reajuste das operações com base em avaliações de risco;

· Apoia a construção e compartilhamento de conhecimento em relação à gestão e operações no CO, organiza a equipe

· retiros e treinamentos sintetizam as lições aprendidas/melhores práticas e fornecem contribuições para as comunidades de prática do UNOCHA, quando apropriado.

2.  Garante a prestação de apoio de gestão interna do OCHA ao HoO, com foco na obtenção dos seguintes resultados:

· Coordena e organiza reuniões e compromissos para o Chefe de Gabinete (HoO).

· Redigir correspondência oficial para a assinatura de HoO.

· Auxilia na gravação das reuniões semanais de chefes de unidade presididas por HoO e acompanha os pontos de ação.

· Fornece apoio logístico e de programa para missões HoO.

· Atua como anotador para reuniões de HoO com parceiros e outros interlocutores.

· Desempenha outras funções conforme solicitado pelo HoO.

3. Assegura relações estratégicas com parceiros humanitários com foco na obtenção dos seguintes resultados:

· Atua como anotador/secretário para as principais reuniões de parceria humanitária.

· Prepara traduções informais/formais e atua como intérprete sempre que necessário.

· Atua como anotador/secretário para as principais reuniões de parceria humanitária.

· Prepara traduções informais/formais e atua como intérprete sempre que necessário.

4.  Garante uma Coordenação Geral eficaz e eficiente com foco na obtenção dos seguintes resultados:

· Auxilia o HoO com tarefas de rastreamento e monitoramento que exigem ação imediata/urgente diariamente;

· Auxilia na atualização e manutenção de listas de contatos da ONU, ONGs, doadores e missões diplomáticas;

· Fornece apoio logístico e de programa em preparação para visitar missões do OCHA, missões de doadores, missões de alto nível, eventos de treinamento, workshops etc.;

· Toma notas nas reuniões e garante que as ações de acompanhamento sejam abordadas.

· Auxilia na coordenação e preparação de todas as reuniões presididas pelo HoO.

· Desempenha quaisquer outras tarefas atribuídas pelo HoO.

Competências

Competências Comportamentais Centrais

Alcançar resultados

NÍVEL 1: Planeja e monitora o próprio trabalho, presta atenção aos detalhes, entrega um trabalho de qualidade dentro do prazo

Pense de forma inovadora:

NÍVEL 1: Aberto a ideias criativas/riscos conhecidos, é pragmático para resolver problemas, faz melhorias

Aprenda continuamente

NÍVEL 1: Mente aberta e curiosa, compartilha conhecimento, aprende com os erros, pede feedback

Adapte-se com agilidade

NÍVEL 1: Adapta-se à mudança, lida de forma construtiva com a ambiguidade/incerteza, é flexível

Agir com Determinação

NÍVEL 1: Mostra determinação e motivação, capaz de entregar com calma diante da adversidade, confiante

Envolva-se e Parceiro

NÍVEL 1: Demonstra compaixão/compreensão para com os outros, forma relacionamentos positivos

Ativar Diversidade e Inclusão

NÍVEL 1: Apreciar/respeitar as diferenças, consciente do preconceito inconsciente, confrontar a discriminação

Competências multifuncionais e técnicas

 Administração e Operações: Gerenciamento de documentos e registros

· Gerenciamento geral de documentos (físicos ou eletrônicos); política de registro e retenção, incluindo armazenamento e arquivamento.

 Administração e Operações:  Política e procedimentos de viagem

· Conhecimento da política e procedimentos de viagens; capacidade de interpretar a política de viagens, as Regras do Pessoal, circulares administrativas e regulamentos financeiros e regras sobre assuntos relacionados a viagens

Administração e Operações:  Gestão de eventos (incluindo retiros, treinamentos e reuniões)

· Capacidade de gerenciar eventos, incluindo identificação do local, acomodação, logística, alimentação, transporte e desembolsos de dinheiro, etc.

Finanças: Contabilidade (Geral)

· Conhecimento de conceitos, princípios, estruturas, normas, regulamentos, políticas e tendências contábeis e capacidade de aplicá-los a situações estratégicas e/ou práticas.

Aquisição: gerenciamento de categorias

· Capacidade de segmentar gastos em áreas que contenham produtos semelhantes ou relacionados, permitindo oportunidades de foco para consolidação e eficiência.

Comunicações: gerenciamento de ativos digitais

· Capacidade de usar sistemas de gerenciamento de ativos digitais (DAM) para armazenar, compartilhar e organizar efetivamente ativos digitais, como imagens, vídeos e outras mídias.

Comunicação: estratégia digital

· Capacidade de planejar o uso de recursos por meio de canais digitais para alcançar e envolver o público-alvo de forma eficaz e alcançar objetivos específicos

Habilidades e Experiência Necessárias

 

Educação:

· Mestrado ou equivalente em Administração de Empresas, Administração Pública, Economia ou áreas afins 

OU

· Bacharelado em qualquer um desses campos com dois anos adicionais de experiência de trabalho relevante será dada a devida consideração no lugar do Mestrado

Experiência:

· É necessário um mínimo de 2 anos de experiência relevante em função de front-office (apoio direto à alta administração).

· Necessário experiência em administração, logística e suporte ao programa.

· É necessária experiência no uso de computadores e pacotes de software de escritório.

· Experiência de trabalho com a ONU ou ONGs é altamente desejável.

· Experiência na realização de missões de apoio à Gestão da Informação em áreas/países onde as populações afetadas por crises humanitárias são desejáveis.

Línguas:

· É necessária fluência em inglês e português escrito e falado .

· O conhecimento de outra língua oficial da ONU é uma vantagem.

Isenção de responsabilidade

Aviso de golpe

As Nações Unidas não cobram nenhuma taxa de inscrição, processamento, treinamento, entrevista, teste ou outra taxa relacionada ao processo de inscrição ou recrutamento. Caso receba uma solicitação de pagamento de uma taxa, desconsidere-a. Além disso, observe que emblemas, logotipos, nomes e endereços são facilmente copiados e reproduzidos. Portanto, recomendamos que você tenha um cuidado especial ao enviar informações pessoais na web.

 

O Escritório de Coordenação de Assuntos Humanitários (OCHA) é a parte do Secretariado das Nações Unidas responsável por reunir os atores humanitários para garantir uma resposta coerente às emergências. A missão do OCHA é mobilizar e coordenar ações humanitárias efetivas e baseadas em princípios em parceria com atores nacionais e internacionais para aliviar o sofrimento humano em desastres e emergências; defender os direitos das pessoas necessitadas; promover a preparação e prevenção e facilitar soluções sustentáveis.