Login para acesso mais rápido às melhores ofertas. Clique aqui se você não tiver uma conta.
Receber Vagas via Whatsapp

Assistente Administrativo Full-time

Jul 27th, 2022 at 04:36   Administração   Maputo   501 views Reference: 316
Detalhes do trabalho

Fundo

 

O PNUD está comprometido em alcançar a diversidade da força de trabalho em termos de gênero, nacionalidade e cultura. Indivíduos de grupos minoritários, grupos indígenas e pessoas com deficiência são igualmente incentivados a se inscrever. Todos os pedidos serão tratados com a mais estrita confidencialidade.

 

O PNUD não tolera exploração e abuso sexual, qualquer tipo de assédio, incluindo assédio sexual e discriminação. Todos os candidatos selecionados serão, portanto, submetidos a rigorosas verificações de referência e antecedentes.

O Gabinete do Alto Comissariado das Nações Unidas para os Direitos Humanos (ACNUDH) está a colaborar com Moçambique há mais de 15 anos através do seu Escritório Regional para a África Austral (ROSA), com sede em Pretória. Em 2019, o ACNUDH, em estreita coordenação com o Governo de Moçambique e parceiros, lançou um projeto plurianual em Moçambique e procura contratar um funcionário administrativo para apoiar a simplificação dos processos administrativos e operacionais.

O Gabinete do Alto Comissariado das Nações Unidas para os Direitos Humanos (ACNUDH ou ONU Direitos Humanos) tem estado em contacto com Moçambique há mais de 17 anos através do seu Escritório Regional para a África Austral (ROSA), com sede em Pretória. As atividades ao longo dos anos incluíram a prestação de consultoria técnica para fortalecer o envolvimento do país com os mecanismos de direitos humanos e fortalecer a capacidade da instituição nacional de direitos humanos e da sociedade civil. Desde 2016, a ONU Direitos Humanos tentou aumentar sua presença no país e inicialmente destacou um Consultor Sênior de Direitos Humanos (SHRA) dentro da Equipe Nacional das Nações Unidas (UNCT) por um ano, seguido por missões regulares de Genebra e ROSA. Para ajudar a fortalecer a sua presença e apoio a Moçambique, em 2018, o ACNUDH lançou um projeto plurianual acordado com o Governo e parceiros intituladoApoiar Moçambique no Avanço de uma Agenda de Direitos Humanos (2018-2021). 

Com o advento dos ciclones IDAI e Kenneth em 2019 e o aumento da insegurança nas áreas do centro e norte de Moçambique, o ACNUDH foi também chamado a prestar assistência nos esforços humanitários e no trabalho do cluster de proteção, incluindo em termos de aconselhamento jurídico e avaliações de apoio , mapeamento de vias de encaminhamento, envolvimento com o sistema de justiça e considerações sobre casas, terrenos e propriedades. Como tal, um escopo de trabalho adicional à presença do ACNUDH em Moçambique foi adicionado para ser incorporado ao trabalho da equipe em andamento.

As áreas de foco programático atuais para o ACNUDH em Moçambique incluem:

· META 1 : Fortalecer o envolvimento das partes interessadas com os mecanismos de direitos humanos e apoiar a implementação das recomendações.

· META 2: Fortalecer os mecanismos nacionais de proteção e responsabilização dos direitos humanos.

· META 3: Aumentar a participação da sociedade civil e salvaguardar o espaço cívico.

· META 4: Integrar os direitos humanos no desenvolvimento.

· META 5: Direitos Humanos na Prevenção e Ação Humanitária.

Essa posição apoia administrativamente a instituição em todos os processos internos com políticas e estratégias claras que visam orientar a instituição no cumprimento das normas internas referentes a finanças, compras, processos de compras, viagens e logística.

 

Deveres e responsabilidades

 

Sob a supervisão do Coordenador de Projetos do ACNUDH em Moçambique, o Assistente Administrativo será responsável pelas seguintes funções:

1. Apoiar a implementação de estratégias operacionais.

2. Fornecimento de Compras, Viagens e Suporte.

3. Prestação de apoio administrativo, financeiro e logístico.

4. Apoio à manutenção do escritório e gestão de ativos.

 

Apoiar a implementação de estratégias operacionais

· Apoiar a plena conformidade das atividades administrativas com as regras, regulamentos, políticas e estratégias da ONU/ACNUDH;

· Fornecimento de insumos para o mapeamento dos processos administrativos de negócios da Equipe do Projeto e implementação dos procedimentos operacionais padrão internos (SOPs);

· Fornecimento de insumos para a elaboração e implementação de planos de trabalho orientados para resultados da equipe administrativa.

Fornecimento de Compras, Viagens e Suporte

· Apoio nos processos de compras incluindo preparação de pedidos, recepção de cotações, licitações ou propostas, sua avaliação preliminar;

· Suporte ao mapeamento de fornecedores para implantação do sistema UMOJA;

· Elaboração de ordens de pagamento e manutenção de registros;

· Organização de reservas de viagens e hotéis, preparação de autorizações de viagem, processamento de pedidos de vistos, bilhetes de identidade e outros documentos.

Prestação de apoio administrativo, financeiro e logístico

· Apoio administrativo a conferências, workshops, retiros;

· Recolha de informação para DSA, agências de viagens e outros inquéritos administrativos, apoio à organização de serviços comuns;

· Manutenção do sistema de arquivamento garantindo a guarda de materiais confidenciais;

· Auxílio na elaboração de orçamento, acompanhamento de despesas financeiras e prestação de informações para fins de auditoria;

· Apoiar a implementação dos serviços de RH com total conformidade com as regras, regulamentos, políticas e estratégias de RH;

· Manter listas de pessoal e relatórios, conforme necessário;

· Custódia para gestão de material de escritório, incluindo manutenção de lista de estoque de papelaria, distribuição de papelaria conforme necessário;

· Desempenhar as funções de Monitor de Licença.

Apoio à manutenção do escritório e gestão de ativos

· Manutenção de registro de gestão de ativos;

· Manutenção de arquivos e registros relevantes para a manutenção do escritório.

Arranjo Institucional

O  Assistente Administrativo se reportará diretamente ao  Oficial de Direitos Humanos .

Competências

Competências essenciais

· 

Alcançar Resultados: NÍVEL 1:  Planeja e monitora o próprio trabalho, presta atenção aos detalhes, entrega um trabalho de qualidade dentro do prazo.

· 

· 

Pense de forma inovadora: NÍVEL 1:  Aberto a ideias criativas/riscos conhecidos, é pragmático para resolver problemas, faz melhorias.

· 

· 

Aprenda continuamente:   NÍVEL 1:  Mente aberta e curiosa, compartilha conhecimento, aprende com os erros, pede feedback.

· 

· 

Adapte-se com agilidade: NÍVEL 1:  Adapta-se à mudança, lida de forma construtiva com a ambiguidade/incerteza, é flexível.

· 

· 

Aja com Determinação: NÍVEL 1 : Mostra motivação e motivação, capaz de entregar com calma diante da adversidade, confiante.

· 

· 

Envolva-se e Parceiro: NÍVEL 1:  Demonstra compaixão/compreensão para com os outros, forma relacionamentos positivos.

· 

· 

Permitir Diversidade e Inclusão: NÍVEL 1:  Apreciar/respeitar as diferenças, ciente de preconceitos inconscientes, confrontar a discriminação.

· 

Competências funcionais/técnicas

· Direção e Estratégia de Negócios: Perspicácia de Negócios :  Capacidade de entender e lidar com uma situação de negócios de uma maneira que provavelmente levará a um bom resultado. Conhecimento e compreensão das estruturas operacionais da organização e capacidade de fazer bons julgamentos e decisões rápidas dentro dessas estruturas .

· Gestão empresarial: Comunicação  :  Capacidade de comunicar de forma clara, concisa e inequívoca, tanto através da comunicação escrita como verbal; para personalizar as mensagens e escolher os métodos de comunicação, dependendo do público. Capacidade de gerenciar as comunicações interna e externamente, por meio da mídia, mídias sociais e outros canais apropriados .

· Gestão de negócios: Consciência e alfabetização digital :  capacidade e inclinação para adotar rapidamente novas tecnologias, seja por meio da compreensão habilidosa de seu uso ou por meio da compreensão de seu impacto e da capacitação de outras pessoas para usá-las conforme necessário .

· Digital e inovação: narrativa e comunicação de dados :  hábil na construção de uma narrativa em torno de um conjunto de dados e suas visualizações que os acompanham para ajudar a transmitir o significado desses dados de maneira poderosa e convincente .

· Relações Externas e Advocacia: Planejamento e execução de eventos :  Capacidade de planejar, gerenciar e executar eventos públicos e privados para garantir que eles apoiem e amplifiquem comunicações individuais e iniciativas de advocacia, bem como a marca e mandato geral do UNOHCHR .

· Relações Externas e Advocacia: Relações Públicas :  Capacidade de construir e manter uma imagem pública geral positiva para a organização, seu mandato e sua marca, garantindo ao mesmo tempo que campanhas individuais e outras iniciativas de comunicação e advocacia sejam apoiadas para alcançar o público .

· RH - Aprendizagem e desenvolvimento: Planejamento de T&D:  Capacidade de identificar prioridades de aprendizagem organizacional alinhadas com a estratégia de negócios usando o envolvimento das principais partes interessadas para garantir o aprendizado adequado e o retorno ideal do investimento".  

Habilidades e Experiência Necessárias

Educação:

· Ensino médio completo e especialização em administração de escritório, clerical, secretariado ou áreas afins.

· Licenciatura em administração de empresas ou áreas afins é uma mais valia.

Experiência:

· Mínimo de 5 anos de experiência relevante em administração, compras, RH ou serviço de apoio logístico.

· Experiência no uso de computadores e pacotes de software de escritório (MS Word, Excel, etc.).

· Experiência prévia no Sistema das Nações Unidas é desejável.

Linguagem:

· É necessária proficiência em português e inglês, tanto escrito quanto falado.

Instrução: Todas as inscrições devem ser enviadas em inglês. 

 

Isenção de responsabilidade

 

Informações do candidato sobre as listas do PNUD

Nota: O PNUD reserva-se o direito de selecionar um ou mais candidatos deste anúncio de vaga. Também podemos reter inscrições e considerar candidatos se candidatando a este cargo para outros cargos semelhantes no PNUD no mesmo nível de série e com descrição de trabalho, experiência e requisitos educacionais semelhantes.

Aviso de golpe

As Nações Unidas não cobram nenhuma taxa de inscrição, processamento, treinamento, entrevista, teste ou outra taxa relacionada ao processo de inscrição ou recrutamento. Caso receba uma solicitação de pagamento de uma taxa, desconsidere-a. Além disso, observe que emblemas, logotipos, nomes e endereços são facilmente copiados e reproduzidos. Portanto, recomendamos que você tenha um cuidado especial ao enviar informações pessoais na web.

 

Descrição da Empresa
O Escritório de Coordenação de Assuntos Humanitários (OCHA) é a parte do Secretariado das Nações Unidas responsável por reunir os atores humanitários para garantir uma resposta coerente às emergências. A missão do OCHA é mobilizar e coordenar ações humanitárias efetivas e baseadas em princípios em parceria com atores nacionais e internacionais para aliviar o sofrimento humano em desastres e emergências; defender os direitos das pessoas necessitadas; promover a preparação e prevenção e facilitar soluções sustentáveis.